Si trabajas en marketing, ventas o atención al cliente, sabes que el correo electrónico sigue siendo una herramienta imprescindible... y una trampa de productividad si no se gestiona bien.
Por suerte, HubSpot tiene una funcionalidad que puede marcar un antes y un después: la posibilidad de crear tareas directamente desde tus correos. Sin cambiar de pantalla. Sin hacer malabares con la memoria.
Recibes un correo de un cliente, lo lees, piensas: “vale, esto tengo que revisarlo el jueves”... y luego, entre reuniones, entregas y cafés que se enfrían, el mensaje se pierde en el abismo del buzón de entrada.
¿Te suena? A todos nos ha pasado.
Aquí es donde entra en juego esta función: conviertes un correo en una tarea con seguimiento con solo unos clics. Así, dejas de confiar en tu memoria y empiezas a confiar en tu sistema.
Ya sea desde tu bandeja de entrada en HubSpot o desde Gmail/Outlook con el plugin instalado, el proceso es muy sencillo:
Abre el correo que quieres convertir en tarea.
Haz clic en el icono de tres puntos (⋯) o en las opciones del mensaje.
Selecciona “Crear tarea”.
Personaliza la tarea:
Asunto claro: “Llamar a Ana sobre la propuesta”
Fecha de vencimiento y hora
Recordatorio si es necesario
Prioridad (alta, media, baja)
Responsable (por si la delegas a alguien del equipo)
Tipo de tarea: llamada, email, o simplemente tarea
Y listo. Esa tarea queda automáticamente asociada al contacto, empresa o negocio relacionado, para que puedas retomarla en el contexto adecuado.
Porque te ahorra tiempo, errores y disgustos. Cuando automatizas acciones pequeñas pero repetitivas, ganas foco mental. No se trata de hacer más cosas, sino de hacer lo que importa, cuando importa.
Además, tener todas tus tareas conectadas al CRM hace que el seguimiento sea mucho más preciso. Ya no dependes de listas dispersas, post-its digitales o recordatorios en el móvil.
Hay una gran diferencia entre estar ocupado y ser eficiente. La eficiencia consiste en reducir la fricción entre lo que necesitas hacer y el momento en que lo haces.
Con esta funcionalidad:
Ganas segundos en cada correo, que se transforman en horas al final de la semana.
Evitas errores de comunicación al dejar por escrito la acción a tomar.
Puedes priorizar con claridad, porque las tareas se agrupan y clasifican fácilmente.
Te adelantas a los problemas, porque ningún correo importante se te escapa.
Piénsalo: si cada día lees 20 correos que requieren acción, y tardas 2 minutos en registrar cada tarea manualmente, eso son 40 minutos diarios que puedes recuperar.
Para quienes trabajamos en equipo, la creación de tareas desde los correos no solo es útil, es estratégica. Permite que todos vean qué hay que hacer, cuándo y quién lo tiene asignado.
Así se reduce la dependencia de reuniones constantes y se aumenta la responsabilidad individual.
Además, si en tu empresa tenéis procesos definidos (por ejemplo, siempre se responde una solicitud de presupuesto en 48 horas), puedes incluso crear plantillas de tareas y automatizarlas vía workflows.
También puedes hacerlo. Con la extensión oficial de HubSpot instalada, tienes el botón de “Crear tarea” integrado directamente en tu cliente de correo habitual.
Funciona igual de bien y sigue conectando toda la información al CRM. Da igual si estás en el navegador o en el móvil: tus tareas están contigo.
Como toda buena práctica, esto solo funciona si lo integras en tu rutina. Al principio puede parecer un paso más, pero en realidad es un salvavidas diario. Convertir cada correo accionable en una tarea te transforma de bombero apagafuegos en estratega del tiempo.
Si usas HubSpot en su versión Pro o Enterprise, puedes crear automatizaciones que generen tareas basadas en condiciones. Por ejemplo:
Si un cliente escribe un correo con la palabra “urgente”, se crea una tarea para el equipo de soporte.
Si no se ha respondido un correo en 3 días, se genera una tarea de seguimiento automático.
Así conviertes tu CRM en un asistente que trabaja mientras tú duermes (o por lo menos mientras te tomas el café tranquilo).
Crear tareas desde tus correos no es una función oculta: es una herramienta de productividad que, usada bien, puede marcar la diferencia entre una semana desorganizada y una semana efectiva.
No pierdas más correos importantes ni más minutos valiosos.
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